Privacybeleid van Karting Benelux
Laatst bijgewerkt: 16 september 2026
Dit privacybeleid geeft een volledig overzicht van de persoonsgegevens die Karting Benelux verwerkt voor de openbare kartinggids, accounts, organisatortools, planningsfuncties, lidmaatschappen, communicatie, betaling, beveiliging en de afgeschermde BMR-omgeving. Het geldt samen met ons Cookiebeleid en onze Gebruiksvoorwaarden.
Dit beleid geldt ook voor webpagina’s die u in de Karting Benelux-app opent. Het privacybeleid van de app beschrijft de native tools, lokale appopslag, delen en verwijderingsmogelijkheden.
1. Wie verantwoordelijk is
De verwerkingsverantwoordelijke is Crauwels Arne, handelend onder de naam Lespa Software Solutions, Kerkhofstraat 27, 2845 Niel, Belgium, ondernemingsnummer 0684.706.469, btw-nummer BE 0684.706.469. Contact: info@kartingbenelux.com, info@lespasoftware.com of +32 (0)456 06 57 38.
Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Privacyvragen en verzoeken gaan rechtstreeks naar bovenstaand contactpunt.
2. Reikwijdte en bronnen
We verkrijgen gegevens (a) rechtstreeks van u wanneer u registreert, een profiel invult, inhoud indient, plant, betaalt of contact opneemt; (b) automatisch uit uw browser en onze beveiligings- en servicelogboeken; (c) van Mollie over de status van betalingen; (d) van bevoegde team- of organisatiebeheerders; en (e) uit openbaar toegankelijke circuit-, organisator- en evenementpagina's.
Voor openbare bronontdekking bewaren we de bron-URL, bronbewijzen, relevante openbare tekst, technische vingerafdrukken en voorgestelde evenementgegevens. Die voorstellen worden beoordeeld voordat ze als vermelding worden gepubliceerd. Bent u in openbare broninformatie vermeld en wilt u correctie of verwijdering, neem dan contact op via info@kartingbenelux.com.
Dezelfde verantwoordelijke en websiteverwerking gelden wanneer u deze functies in de Karting Benelux-app gebruikt. De app bewaart daarnaast taal, stopwatch-/rondegegevens, reactierecords en eventuele oudere racenotities lokaal zonder ze te uploaden. Websiteaccountfuncties blijven online en staan los van die lokale gegevens. Zie het privacybeleid van de app voor de huidige appdetails.
3. Welke gegevens we verwerken
| Onderdeel | Gegevens |
|---|---|
| Account en authenticatie | Gebruikersnaam, e-mailadres, beveiligd wachtwoordbewijs, accounttype en -rol, verificatie- en herstelcodes, sessieversie, taal, aanmaak- en statusgegevens en login-/beveiligingsgebeurtenissen. Voor een gelekte-wachtwoordcontrole sturen we alleen de eerste vijf tekens van een SHA-1-hash naar Have I Been Pwned; nooit het wachtwoord of de volledige hash. |
| Profiel en locatie | Optioneel voornaam, familienaam, straat, postcode, stad, land, e-mail, telefoon, profielfoto en coördinaten afgeleid van stad en land. Geüploade profielfoto's worden opnieuw gecodeerd om ingebedde metadata te verwijderen. |
| Organisatoren en openbare vermeldingen | Organisatoraanvraag en motivering; evenement-, training-, race-, les- en circuitgegevens zoals naam, categorie, datum, prijs, klassen, deelnemers, beschrijving, website, openbaar contact-e-mailadres/-telefoon, locatie, coördinaten, afbeeldingen, bron en maker. |
| Zoeken, favorieten en planning | Zoekfilters, favoriete evenementen, opgeslagen zoekmeldingen, frequentie en leveringshistoriek; My Season-agenda's, statussen, budgetten, notities, geraamde/werkelijke/gedeelde kosten; opgeslagen races, rijders, stints en Stint Splitter-berekeningen. |
| Team HQ en Rijders & teams | Teamnaam, beschrijving, uitnodigingen, gebruikersnamen, lidmaatschap, evenementplannen, beschikbaarheid, taken, uitgaven, kostenaandelen en geregistreerde terugbetalingen. Actieve teamleden zien de teamadministratie volgens de rechten die de teameigenaar instelt. Het openbare teamoverzicht toont niet-gearchiveerde teamnamen, teamlogo’s of foto’s, aantallen actieve leden en aanmaakdatums, ook zonder advertentie. Gebruikersnamen en profielfoto’s verschijnen alleen op openbare teamroosters als de gebruiker dit zelf inschakelt in het profiel; deze voorkeur staat standaard uit en kan op elk moment worden uitgeschakeld. Teambeschrijvingen en teamadministratie blijven privé. Finder-advertenties en gekoppelde teamnamen zijn openbaar; reacties en berichten zijn alleen zichtbaar voor de twee betrokken accounts. Een geaccepteerde match kan teamlidmaatschap activeren. Sluiten haalt een advertentie uit de zoekresultaten; archiveren bewaart teamgegevens. Eerdere financiële registraties blijven bewaard wanneer een lid vertrekt. Deze functies maken geen geld over. |
| Lidmaatschap, facturatie en betaling | Plan, periode, start/einde, verlengings- en opzeggingsstatus, toepasselijke functiebeperkingen; facturatienaam, Belgisch facturatieadres, e-mail en optionele telefoon; prijs, btw, valuta, factuur en momentopname van verkopersgegevens; Mollie-klant-, mandaat-, abonnement- en betalingsreferenties, status en noodzakelijke providerrespons. We bewaren geen volledig kaart- of bankrekeninginstrument. |
| Communicatie | Nieuwsbrief- en communicatievoorkeur, toestemming en herkomst; campagne, ontvanger, verzend-, leverings- en foutstatus; transactionele e-mails over account, waarschuwingen, betaling en facturen; supportberichten. |
| Afgeschermde BMR-omgeving | Teamrooster, weergavenaam en zichtbaarheid; races, teams en leden; inschrijvings- en andere kosten, resultaten en notities; sponsorinkomsten, uitgaven, terugbetalingen en aan leden toegeschreven statistieken. Alleen bevoegde BMR- en adminrollen hebben toegang. |
| Gebruik, advertenties en beveiliging | Opgevraagde pagina, tijdstip, taal, verwijzend pad/oorsprong, apparaat- en browserinformatie, serverlog-IP-adres en foutgegevens. Voor eigen advertentiemeting: advertentie-ID, slot, taal, bestemming, user agent, een HMAC-gehasht IP-adres en een deduplicatievenster van 15 minuten. Plausible levert cookieloze, geaggregeerde gebruiksstatistieken. |
| Beheer en audit | Beoordelingsstatus, interne samenvatting, verantwoordelijke beheerder, entiteit en tijdstip van een beheeractie. De beveiligingsauditlog neemt niet standaard de ontsleutelde inhoud van persoonsgegevens over. |
De gids bevat ook minimum- en maximumleeftijden, leeftijdsgroepen, teamgrootte, karttype, onbekende prijzen en de bron van die informatie. Dit zijn deelnamekenmerken van een activiteit; wij vragen hiervoor geen individuele gegevens van deelnemende kinderen. Afstandsfilters, sortering en de kaart gebruiken een benaderde positie uit uw profielstad en -land, geen continue GPS-opvolging.
Cookiekeuze: versie, tijdstip en statistiekenkeuze, 180 dagen in uw browser. Alleen met toestemming worden Plausible en eigen advertentiemetingen uitgevoerd.
Eigen verkeersstatistieken: met uw statistiekentoestemming tellen we openbare paginabezoeken en klikken en detailweergaven van races, lessen, circuits en openbare pagina’s per dag, bronpagina, categorie, openbaar record-ID, taal en brede verwijzersgroep. Deze statistiektabellen bevatten geen IP-adressen, browsergegevens, account-ID’s, volledige URL’s, zoekopdrachten of permanente bezoekers-ID’s. Een willekeurig bewijs per paginalading voorkomt dubbele tellingen; het vervalt na ongeveer twee uur en wordt bij periodieke opruiming verwijderd. Dagtellingen worden 25 maanden bewaard. DNT/GPC-verzoeken en herkende bots worden uitgesloten. Alleen geaggregeerde cijfers en openbare namen van vermeldingen kunnen worden gedeeld met potentiële adverteerders, zonder individuele bezoekersprofielen. De aparte beveiligingslogs blijven van toepassing.
Bevoegde moderatie: toegewezen rol, beoordeelde voorstellen, beslissing, motivering, tijdstip, auditspoor en, waar ingeschakeld, beloningssaldo, correcties en claim-/afhandelingsstatus. Deze administratie is afgeschermd en beperkt tot de betrokken moderator en bevoegde beheerders.
4. Wat openbaar is en wat afgeschermd blijft
Een organisatorprofiel kan publiek de gebruikersnaam, het accounttype, de profielfoto, stad, land en aantallen gepubliceerde evenementen tonen. Een evenement- of circuitvermelding toont de informatie die voor publicatie is ingediend, waaronder eventueel een publiek contact-e-mailadres of telefoonnummer. Voeg daarom geen privécontact toe als dit niet publiek mag worden.
Uw privévoor- en familienaam, straat, postcode, account-e-mailadres en telefoon worden niet op het openbare profiel getoond, tenzij u ze zelf bewust in een openbaar tekst- of contactveld plaatst. Lidmaatschaps-, betaal-, persoonlijke plannings- en BMR-gegevens zijn afgeschermd en alleen beschikbaar voor u en, waar nodig, bevoegde teambeheerders of Karting Benelux-beheerders.
5. Waarom en op welke grondslag we gegevens gebruiken
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Account aanmaken, inloggen, profielen en gevraagde gratis of betaalde functies leveren; favorieten, planning, waarschuwingen, teamtoegang en support uitvoeren. | Uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op uw verzoek vóór de overeenkomst. |
| Betalingen, abonnementen, facturen, btw- en boekhoudverplichtingen behandelen. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. |
| Een nieuwsbrief of niet-noodzakelijke promotionele communicatie verzenden. | Uw toestemming; die kan u altijd intrekken zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt. |
| Transactionele account-, beveiligings-, betalings-, factuur- en opgeslagen-zoekberichten sturen. | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om de dienst en door u ingestelde meldingen te beheren. |
| Openbare evenement- en circuitinformatie vinden, beoordelen, actualiseren en als gids aanbieden. | Ons gerechtvaardigd belang en dat van bezoekers en de kartinggemeenschap bij een actuele, controleerbare gids; we beperken dit tot relevante professionele/openbare informatie en bieden correctie en bezwaar. |
| Misbruik, fraude, spam en ongeoorloofde toegang voorkomen; loggen, back-ups, audit, geschillen en rechtsvorderingen. | Ons gerechtvaardigd belang in veilige, betrouwbare dienstverlening en, waar toepasselijk, wettelijke verplichtingen of rechtsvorderingen. |
| Gebruik van de site en weergaven/klikken van eigen advertenties meten met Plausible en onze meetfuncties. | Uw voorafgaande toestemming via cookie-instellingen; vrij te weigeren of in te trekken. Technisch noodzakelijke server- en beveiligingslogs blijven afzonderlijk verwerkt op grond van het genoemde gerechtvaardigd belang. |
| Door u gekozen openbare inhoud publiceren en aan uw organisatorprofiel koppelen. | Uitvoering van uw publicatieverzoek en ons gerechtvaardigd belang in bronvermelding en integriteit van de gids. |
Wanneer we ons op gerechtvaardigd belang baseren, kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken. We stoppen dan tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden of een rechtsvordering verdere verwerking rechtvaardigen.
Voor toegewezen moderatie en eventuele beloningen gebruiken we gegevens om afspraken uit te voeren, beslissingen controleerbaar te maken en misbruik te voorkomen. De grondslag is uitvoering van de betrokken afspraak en ons gerechtvaardigd belang in betrouwbare moderatie; wettelijke administratieverplichtingen gelden waar van toepassing.
6. Dienstverleners en andere ontvangers
- Hosting-, database-, back-up- en e-mailleveranciers voor het beschikbaar houden van de dienst en verzenden van berichten.
- Mollie voor checkout, betalingen, mandaten, terugkerende abonnementen, fraudepreventie en statusmeldingen.
- Google voor reCAPTCHA volgens uw cookiekeuze of activering bij een beschermd formulier, en voor Fonts; OpenStreetMap/OSMF en Nominatim voor kaarten en geocodering; Cloudflare CDNJS voor de Leaflet-kaartbibliotheek. De cookie-instellingen worden lokaal geleverd.
- Plausible voor geaggregeerde webstatistieken zonder cookies, alleen met uw toestemming.
- OpenAI voor AI-ondersteunde extractie/classificatie van beperkte tekst uit openbare evenementbronnen. De API-aanroep is ingesteld met
store: false; een bevoegde beoordelaar beoordeelt de uitkomst vóór publicatie. - Have I Been Pwned voor de k-anonieme gelekte-wachtwoordcontrole met uitsluitend een hashprefix.
- Bevoegde organisatoren, teambeheerders en andere gebruikers voor de openbare of gedeelde functies die u kiest.
- Professionele adviseurs, overheden of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit vereist of dit nodig is voor onze rechten en veiligheid.
We verkopen geen persoonsgegevens. Externe websites, adverteerders en sociale media ontvangen pas gegevens volgens hun eigen beleid wanneer u hun link of inhoud opent.
7. Verwerking buiten de EER
Sommige internationale leveranciers, met name Google, OpenAI of Cloudflare, kunnen gegevens buiten België of de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar wij voor die doorgifte verantwoordelijk zijn, gebruiken we een adequaatheidsbesluit, passende contractuele waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen, of een andere wettige uitzondering. De providerverklaringen in ons Cookiebeleid geven meer informatie over hun locaties en waarborgen. U kunt via info@kartingbenelux.com informatie of, waar beschikbaar, een kopie van de relevante waarborg vragen.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Termijn of criterium |
|---|---|
| Account, profiel, privéplanning, opgeslagen races en voorkeuren | Zolang het account actief is en daarna alleen zolang nodig voor afhandeling, fraudepreventie, een geschil of wettelijke verplichting. Bij een geldig verwijderverzoek verwijderen of anonimiseren we deze gegevens, behoudens uitzonderingen hieronder. |
| Openbare vermeldingen en bijdragen | Zolang ze actueel en nuttig zijn voor de gids. Na accountverwijdering kan een vermelding blijven bestaan met verwijderde of generieke makerstoeschrijving als dit nodig is voor continuïteit, bronintegriteit of het publieke karakter; persoonlijke contactinformatie corrigeren of verwijderen we waar passend. |
| Facturen, betalingen en boekhouding | Gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor het document en het belastingjaar; langer alleen wanneer een onderzoek, geschil of andere wettelijke verplichting dat rechtvaardigt. |
| Wachtwoordherstel | Een herstellink is één uur bruikbaar; verlopen, vervangen of gebruikte tokens worden verwijderd volgens de technische opruiming. Verificatiecodes blijven alleen zolang nodig voor verificatie en misbruikpreventie. |
| Nieuwsbrieftoestemming en communicatiehistoriek | Tot intrekking/uitschrijving en daarna zolang noodzakelijk om de keuze te bewijzen, nieuwe verzending te voorkomen en wettelijke claims af te handelen. Transactionele leveringslogs worden bewaard zolang operationeel of juridisch nodig. |
| Beveiliging en rate limiting | Gewone gehashte limietvakken worden doorgaans na ongeveer één dag opgeruimd; loginbeveiligingsvakken kunnen maximaal ongeveer zeven dagen blijven. Server- en auditlogs blijven volgens een beperkte operationele beveiligingscyclus en langer bij een incident. |
| Advertentie-, analyse- en ontdekkingsgegevens | Zo kort als redelijk nodig om te dedupliceren, rapporteren, bronnen te beoordelen, fouten te onderzoeken en campagnes of de gids te verbeteren; daarna verwijderen of aggregeren we ze. Openbare bronbewijzen kunnen langer blijven zolang een vermelding, correctie of geschil ze nodig maakt. |
| Back-ups | Tot overschrijving volgens de beveiligde back-uprotatie; ze worden alleen voor herstel gebruikt en opnieuw onder de geldende verwijderregels gebracht. |
Cookiekeuzes blijven 180 dagen in uw browser. Moderatie- en beloningsgegevens blijven zolang ze nodig zijn voor beoordeling, afhandeling, controle en toepasselijke wettelijke administratie of geschillen; daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd.
Lokale appgegevens: taal, stopwatch-/rondegegevens, reactierecords en oudere racenotities blijven op het toestel totdat u ze wist of de appopslag verwijdert. De huidige Android-versie schakelt automatische appback-up uit. De lokale wisfunctie behoudt de taal en verwijdert geen websiteaccounts, websitegegevens of sessiecookies. Zie het privacybeleid van de app.
9. Beveiliging
We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, sessie- en rolcontroles, CSRF-bescherming, gehashte of versleutelde account- en profielvelden, wachtwoordhashing, sleutel- en geheimbeheer buiten publieke code, rate limiting, beeldhercodering, beperkte beheerrechten, auditlogging en back-ups. Betalingsinstrumenten worden bij Mollie verwerkt.
Geen methode is absoluut veilig. Meld een vermoedelijk beveiligingsincident via info@kartingbenelux.com. Wij onderzoeken incidenten en informeren betrokkenen en toezichthouders wanneer de wet dat vereist.
10. Uw keuzes en privacyrechten
Onder de toepasselijke voorwaarden kunt u vragen om inzage en een kopie, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen gerechtvaardigd belang of direct marketing, en intrekking van toestemming. U kunt communicatievoorkeuren in uw account beheren en zich via de uitschrijfmogelijkheid afmelden.
Stuur uw verzoek naar info@kartingbenelux.com en omschrijf het account, de vermelding of verwerking. We kunnen alleen noodzakelijke informatie vragen om uw identiteit te controleren. We antwoorden in beginsel binnen één maand; bij een complex of omvangrijk verzoek kan de wettelijke verlenging gelden. Rechten zijn niet absoluut: wettelijke bewaring, rechten van anderen, vrijheid van meningsuiting, openbare bronintegriteit of rechtsvorderingen kunnen een beperking rechtvaardigen.
U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00, via haar contactpagina, of bij de toezichthouder van uw gewone verblijfplaats of werk.
Cookie-instellingen Hiermee beheert u webstatistieken, eigen advertentiemeting en automatisch laden van reCAPTCHA. Uitschrijven voor nieuwsbrieven of zoekalerts gebeurt afzonderlijk in uw account of via de betrokken uitschrijffunctie.
Voor communityveiligheid verwerken we meldingen, betrokken pagina’s en accounts, toelichting, blokkeerrelaties, moderatiebeslissingen en aanvaarding van gedragsregels. Meldingen zijn alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders. We gebruiken deze gegevens voor misbruikpreventie, bescherming van gebruikers en klachtenbehandeling op basis van gerechtvaardigd belang en toepasselijke wettelijke verplichtingen. We bewaren alleen wat nodig is voor de melding, blokkering of het geschil, beoordelen de noodzaak en wissen identificerende gegevens zodra die niet meer nodig zijn. Blokkeringen kun je verwijderen via Melden en blokkeren; verwijdering van gegevens kun je hieronder aanvragen.
Account- en gegevensverwijdering: u kunt verwijdering van uw Karting Benelux-account en bijbehorende persoonsgegevens of specifieke servergegevens aanvragen via de instructies voor account- en gegevensverwijdering of via info@kartingbenelux.com. Identificeer het account en geef aan wat u wilt laten verwijderen; stuur uw wachtwoord niet mee. De instructies voor account- en gegevensverwijdering beschrijft de stappen, verificatie en bewaaruitzonderingen en werkt zonder app of aanmelding. Een lidmaatschap opzeggen, uitloggen of lokale appgegevens wissen verwijdert het account niet automatisch.
11. Kinderen en geautomatiseerde verwerking
De dienst is niet specifiek op jonge kinderen gericht. Wie niet zelfstandig een rechtsgeldige overeenkomst kan sluiten, moet toestemming en toezicht van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger hebben. Neem contact op als een kind zonder passende toestemming persoonsgegevens heeft verstrekt.
We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing die voor u rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk gevolg heeft. AI kan openbare brongegevens voorstellen of classificeren, maar een bevoegde beoordelaar beslist over publicatie. reCAPTCHA en veiligheidsregels kunnen een verdachte aanvraag blokkeren; u kunt ons contacteren voor een menselijke beoordeling. Lidmaatschapsrechten en limieten worden automatisch toegepast volgens het gekozen plan, niet op basis van profilering.
12. Wijzigingen en contact
We actualiseren dit beleid wanneer onze diensten, gegevensstromen of wettelijke plichten wijzigen. De datum bovenaan toont de laatste inhoudelijke versie. Bij een wezenlijke wijziging informeren we u waar passend via de site of een accountbericht.
Vragen, verzoeken of bezwaren: info@kartingbenelux.com, info@lespasoftware.com, +32 (0)456 06 57 38 of per post aan Crauwels Arne / Lespa Software Solutions, Kerkhofstraat 27, 2845 Niel, Belgium.